Veel ondernemers en sommige particulieren komen ermee in aanraking: het opstellen van een overeenkomst. Dat lijkt gemakkelijk, maar wanneer eraan begonnen moet worden, ontstaat vaak een hoop onzekerheid over wat er wel en wat er niet opgenomen mag worden en wat er al dan niet toegestaan is (u wilt immers niet met een ongeldige overeenkomst komen te zitten).
Daarom hebben wij 8 tips voor het opstellen van een overeenkomst samengesteld. Natuurlijk dekken we daar niet alle risico’s mee af, maar het zijn wel erg handige tips voor zaken die vaak fout gaan.
1. Stel daadwerkelijk een overeenkomst op papier op
Een overeenkomst opstellen (op papier) is namelijk niet noodzakelijk om een overeenkomst te sluiten. Het is in 99% van alle gevallen net zozeer mogelijk om een mondelinge overeenkomst te sluiten.
Wanneer u een overeenkomst opstelt, weet u echter zeker dat er altijd bewijs is van het sluiten van de overeenkomst én van wat de overeenkomst precies voor rechten en plichten voor elke partij inhoudt. Dat houdt dus meer zekerheid en minder ‘gedonder’ in.
2. Neem duidelijk de partijen op bij het opstellen van de overeenkomst
In een goede overeenkomst, staan een aantal zaken die juridisch gezien van belang zijn. Zo is het van belang dat de partijen duidelijk worden omschreven. Niet Hans en Saskia, maar “Pietersen b.v., rechtsgeldig vertegenwoordigd door Hans Pietersen en Jansen b.v. rechtsgeldig vertegenwoordigd door Saskia Fransen”.
Zorg er ook voor dat de overeenkomst wordt gesloten tussen tekenbevoegde personen. Secretaresse Saskia mag wellicht helemaal geen koopovereenkomst voor een nieuwe dure machine sluiten voor Jansen b.v..
3. Rechten en plichten duidelijk vastleggen bij opstellen van een overeenkomst
Bij schriftelijke overeenkomsten ontstaan nogal eens problemen omdat niet duidelijk is wat de exacte rechten en verplichtingen zijn die uit de overeenkomst voortvloeien. Bij het opstellen van de overeenkomst is het dus goed om daar rekening mee te houden en alles duidelijk te omschrijven. Wat er moet worden geleverd, wanneer, tegen welke prijs, welke kwaliteit, et cetera.
Neemt u nu even de tijd om een goede overeenkomst op te stellen, dan scheelt dat later in discussies.
4. Neem eventueel in de overeenkomst op wat de intenties van partijen zijn
Hoe goed een overeenkomst ook is opgesteld, er kan altijd een onduidelijkheid ontstaan over een zin, zinsdeel of woord. Juridisch gezien wordt dan volgens het ‘Haviltex-criterium’ geredeneerd: er wordt gekeken naar wat partijen hebben bedoeld bij het afsluiten van de overeenkomst. Dat wordt bekeken aan de hand van de rest van de overeenkomst en kan dus eventueel verkeerd uitpakken.
Daarom loont het om de intenties van partijen goed vast te leggen bij het opstellen van een overeenkomst, bijvoorbeeld met een zin als ‘In aanmerking nemende dat partij X en partij Y samen willen werken en Y daarbij zoveel als mogelijk alle risico’s zal dragen’. Komt er dan een discussie over hoe de overeenkomst moet worden uitgelegd met betrekking tot een risico-aspect, dan is duidelijk hoe dat moet worden uitgelegd.
5. Opstellen overeenkomst gaat niet alleen om juridische zaken
Wat er in een overeenkomst komt te staan, is niet enkel afhankelijk van wat u juridisch gezien in een overeenkomst mag en moet opnemen. Het is vaak in grote mate afhankelijk van uw eigen onderhandelingspositie. Hoe sterker die is, hoe meer u ‘erdoor’ kunt duwen qua bedingen in de overeenkomst.
Soms heeft u echter een minder sterke onderhandelingspositie en zult u akkoord moeten gaan met het schrappen van bedingen (of juist het opnemen ervan) waar u niet zo blij van wordt. Laat dergelijke bedingen dan altijd door een jurist checken, want wellicht zijn er manieren om ze op een gunstigere manier te verwoorden.
6. Haal een wederpartij niet het vel over de oren
Bij het opstellen van een overeenkomst is het verleidelijk om deze in zijn geheel in het eigen voordeel op te stellen, zeker indien u bovengenoemde sterke onderhandelingspositie heeft. Dat is behalve gunstig, ook juridisch gezien erg aantrekkelijk.
Waarom zou u dat meestal toch niet moeten doen? Uit zakelijk oogpunt: een wederpartij die zich geconfronteerd ziet met een dergelijke overeenkomst zal deze vaak niet tekenen of slechts schoorvoetend (omdat hun onderhandelingspositie slecht is). Dergelijke overeenkomsten zetten de relatie tussen u en de wederpartij op scherp. Een goede overeenkomst op die juridisch gezien hout snijdt, maar die niet keihard in het nadeel van de wederpartij is. Dat is juridisch én zakelijk interessant.
7. Laat de opgestelde overeenkomst tekenen
Laat altijd de opgestelde overeenkomst door beide partijen tekenen. Zorg dus dat u altijd een getekend exemplaar heeft met handtekening van de wederpartij.
Het verdient aanbeveling om ook datum en plaats van ondertekening te laten invullen door de wederpartij. Dat geeft bewijskracht in het geval de wederpartij ontkent dat zij de handtekening heeft gezet (controle van het handschrift in datum/plaats is dan mogelijk), en geeft bewijskracht in discussies dat de de opgestelde overeenkomst op een bepaalde datum of plaats is getekend.
8. Elke overeenkomst heeft zijn eigen aandachtspunten
Het ligt erg aan welk soort overeenkomst u opstelt, welke aandachtspunten van belang zijn. Gaat het om het opstellen van een distributieovereenkomst, dan is het opstellen van de overeenkomst geheel anders dan wanneer u een reisovereenkomst opstelt.
Kijk dus altijd naar de specifieke vereisten en aandachtspunten voor elk soort overeenkomst. Weet u niet hoe en wat? Schakel dan een jurist in. Dat kost nu even wat, maar zorgt er wel voor dat u rustig kunt slapen en u geen zorgen hoeft te maken over slechte overeenkomsten die een soort zwaard van Damocles zijn.
Kortom
Neem bovenstaande tips voor het opstellen van een overeenkomst ter harte en gebruik ze goed, want dat scheelt u een hoop ellende. Succes!
