Geheimhoudingsverklaring

Een geheimhoudingsverklaring kan op veel momenten goed van pas komen. Bijvoorbeeld wanneer u een goed idee aan een investeerder voorlegt, wanneer u een boekenonderzoek (‘due dilligence’) laat doen vanwege het verkopen van uw bedrijf, of als u ondernemer bent en uw medewerkers of opdrachtnemers belangrijke bedrijfsinformatie zullen inzien.

In dit artikel bekijken we die geheimhoudingsverklaring. Wat staat er precies in een geheimhoudingsverklaring? Welke extra regels gelden er voor de geheimhoudingsverklaring in de arbeidsovereenkomst? Hoe zit het met het verbreken ervan? Wat is het grote minpunt van het overeenkomen van een geheimhoudingsverklaring?

Geheimhoudingsverklaring

Een geheimhoudingsverklaring, ook vaak geheimhoudingsbeding of geheimhoudingsovereenkomst genoemd, is een document waarin de ene partij zich verplicht om bepaalde geheimen van de andere partij geheim te houden.

In beginsel levert overtreding van de geheimhouding wanprestatie op, met als gevolg dat de overeenkomst kan worden ontbonden (indien het beding deel uitmaakt van een overeenkomst) en/of er schadevergoeding kan worden gevorderd. Dat kan problematisch zijn, want hoe toont u aan dat u schade heeft geleden en hoe toont u aan hoe hoog die is? Daarnaast zal veel schade zich pas openbaren in de toekomst, overigens wederom met het probleem dat het vaak slecht aantoonbaar is dat die is ontstaan door het overtreden van de verplichtingen uit de geheimhoudingsverklaring.

Om die reden wordt in de geheimhoudingsverklaring vaak een boetebeding opgenomen, waarmee de schade ‘forfaitair’ wordt vastgesteld. Een dergelijk boetebeding is gewoon geldig, maar zal meestal niet kunnen worden ingeroepen terwijl er ook nog schadevergoeding wordt gevorderd. Het is dus van belang om het boetebeding zo te formuleren dat er minimaal een keuze tussen beiden is.

Medewerkers en geheimhouding

Wanneer u ondernemer bent en u wilt uw medewerkers een geheimhoudingsverklaring laten tekenen, heeft u te maken met een aantal extra regels uit het arbeidsrecht. Ondanks dat de geheimhoudingsverklaring niet expliciet is geregeld in het arbeidsrecht, zijn er wel (onder meer) regels voor het inroepen van het boetebeding en voor de bestemming van de boete.

Meer over de geheimhoudingsverklaring voor medewerkers is te vinden in het artikel over het geheimhoudingsbeding. Meer over de rol van het boetebeding in de arbeidsovereenkomst kan worden gevonden in het artikel over het boetebeding.

Geheimhoudingsverklaring verbroken

Over het algemeen is een geheimhoudingsverklaring voldoende reden voor de ondertekenaar om ook daadwerkelijk geheimhouding te betrachten. Toch komt het ook voor dat de geheimhoudingsverklaring wordt overtreden.

In dat geval kan het boetebeding worden ingeroepen of kan volledige schadevergoeding worden gevorderd. Beiden zijn over het algemeen niet mogelijk: het is óf boete, óf schadevergoeding, al is een aanvullende schadevergoeding (dus naast de boete) soms wel mogelijk.

Aangezien nakoming niet meer mogelijk is (de overtreding is immers permanent) is er al direct sprake van verzuim. Dat wil zeggen dat een ingebrekestelling niet noodzakelijk is om de boete te vorderen of om schadevergoeding te vorderen.

Wil de overtreder van de geheimhoudingsverklaring niet betalen, dan kan betaling van boete of schadevergoeding worden afgedwongen bij de rechter. De rechter kan het (forfaitaire) bedrag aan boete verlagen indien hij het te hoog vindt. Het is verstandig om daarom vooraf te overleggen met een jurist.

Het grote nadeel van de geheimhoudingsverklaring

Een geheimhoudingsverklaring maakt duidelijk wat de rechten en plichten van de ondertekenaar(s) zijn. Toch heeft een geheimhoudingsverklaring één groot zwak punt: papier is geduldig. Ondanks dat de regeling op papier staat, wil dat nog steeds niet zeggen dat hij ook wordt nageleefd. Dat kan dan twee problemen opleveren:

1. Er kan niet worden bewezen dat de geheimhoudingsverklaring is overtreden. Immers: wanneer de informatie opeens opduikt, is het duidelijk dat er gelekt is, maar er moet ook worden bewezen dat het door deze betreffende medewerker is gedaan. Dat kan erg lastig zijn.
2. Als het al bewezen kan worden, kan het problematisch zijn om de gehele boete of een volledige schadevergoeding te verkrijgen van de overtreder. Van een kale kip kan men niet plukken. Dat geldt ook voor de bijna kale kip: op een overtreding van een geheimhoudingsverklaring staan vaak boetebedragen van meer dan € 10.000 euro, dus het kan lastig zijn om die te verhalen op de overtreder, laat staan een vergoeding van de schade die het doorspelen van bedrijfsgeheimen oplevert.

Wij adviseren daarom altijd om in een voorkomend geval wel een geheimhoudingsverklaring op te stellen, maar tevens een ‘need-to-know’-aanpak te hanteren voor gevoelige informatie. Geef degene die toegang heeft tot de informatie enkel toegang tot de informatie die hij/zij nodig heeft, niet tot meer. Immers: wat iemand niet weet, kan hij/zij ook niet verder vertellen. Voor de rest geldt de geheimhoudingsverklaring dan als beste keuze.

Geen geheimhoudingsverklaring getekend, maar wel schending van bedrijfsgeheimen?

Natuurlijk komt het ook voor dat er in bepaalde situaties geen geheimhoudingsverklaring is getekend, maar dat er tevens wel gedrag wordt vertoond dat niet door de beugel kan. Denk bijvoorbeeld aan de werknemer zonder geheimhoudingsbeding in zijn arbeidsovereenkomst die de gehele bedrijfsadministratie op straat legt. Denk aan de potentiële koper van een bedrijf die een boekenonderzoek aanvraagt maar eigenlijk helemaal niet van plan is om de onderneming over te nemen, hij wil enkel inzage in de cijfers van zijn concurrent.

In dergelijke situaties is het natuurlijk lastiger om op te treden, want als er niets in een overeenkomst over is afgesproken, zal het aanpakken ervan niet via wanprestatie of een boetebeding kunnen gebeuren. Toch hoeft het niet hebben afgesproken van een geheimhoudingsverklaring niet te betekenen dat er geen mogelijkheden meer zijn om actie te ondernemen. Die mogelijkheden kunnen er toch nog zijn, bijvoorbeeld op grond van onrechtmatige daad of (in het geval van werknemers) op grond van het goed werknemerschap. In specifieke gevallen kan er zelfs sprake zijn van strafrechtelijke verwijtbaarheid.

Het is aan te bevelen om een jurist alle omstandigheden van het geval te laten onderzoeken als u in een dergelijke situatie komt te zitten. Op basis van een gedegen advies kunnen dan vaak alsnog stappen worden genomen tegen een inbreuk op uw rechten.

Geheimhoudingsverklaring – Conclusie

Een geheimhoudingsverklaring kan zinvol zijn om geheimhouding te verzekeren in bepaalde situaties. Met een boetebeding, worden een aantal van de struikelblokken al weggenomen: het aantonen van schade en van de grootte van de schade van een overtreding.

Toch moet u altijd goed oppassen met het gebruik van een geheimhoudingsverklaring, aangezien het niet zaligmakend is. Naast het gebruiken van geheimhoudingsverklaringen, is het verstandig om op een need-to-know-basis te werken voor geheime stukken en informatie. Wat men immers niet weet, kan men niet doorvertellen.

Mocht u een geheimhoudingsverklaring willen opstellen, dan is het verstandig om een jurist te raadplegen. Dat geldt overigens ook wanneer er conflicten ontstaan rondom geheimhoudingsverklaringen. Wij helpen u daar graag mee.