Het Handelsregister van de Kamer van Koophandel is een bron van informatie voor veel ondernemingen. Als ondernemer is het van belang om de juiste informatie over uw eigen onderneming op te nemen, maar ook om het Handelsregister goed te gebruiken in de uitvoering van uw bedrijf.
In dit artikel bekijken we het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. We bekijken wat u moet opnemen over uw onderneming, maar we bekijken ook hoe u het Handelsregister tot uw voordeel kunt gebruiken (en waarom dat kan).
Wat moet er worden opgenomen in het Handelsregister?
In het Handelsregister van de Kamer van Koophandel moeten de bestuurders van een rechtspersoon of de eigenaar(s) van de eenmanszaak of van een personenvennootschap, een aantal gegevens laten inschrijven.
Het verschilt per onderneming (en niet-onderneming) welke gegevens moeten worden opgenomen in het Handelsregister. Het betreft daarbij volgens de Handelsregisterwet onder meer:
- Het KvK-nummer;
- De handelsnaam of handelsnamen;
- De datum van aanvang, voortzetting of beëindiging van de onderneming;
- De eigenaar van de onderneming en zijn gegevens;
- De vestigingen van de onderneming en de gegevens daarvan.
Bij een rechtspersoon worden (tevens) opgenomen:
- Het KvK-nummer;
- De naam;
- De rechtsvorm en statutaire zetel;
- De datum van aanvang of beëindiging.
Naast de Handelsregisterwet bestaat het Handelsregisterbesluit. Daaruit volgt dat onder meer in het Handelsregister moet worden opgenomen:
- Het aantal werkzame personen per vestiging;
- Een korte aanduiding van de uitgeoefende activiteit(en);
- Een aantal zaken die verschillen per onderneming/rechtspersoon, maar bij rechtspersonen zullen altijd de bestuurders en eventuele commissarissen moeten worden ingeschreven.
Twijfelt u over de opname van bepaalde gegevens, of heeft u nog vragen naar aanleiding van het bovenstaande, dan is het verstandig om een jurist te raadplegen. Een jurist kan u advies op maat geven over uw onderneming en uw situatie.
U mag vertrouwen op de gegevens in het Handelsregister van de KvK
De gegevens in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel zijn openbaar en kunnen dus worden geraadpleegd door anderen. Wat als er iets niet klopt? Wat als u een overeenkomst sluit met een bestuurder die wél in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel staat, maar die al jaren geen bestuurder meer is? Wat als u ervan uitging dat de onderneming een vof was, maar inmiddels verder is gegaan als eenmanszaak?
In beginsel is dat simpel: staat het in het Handelsregister, dan kan tegenover u geen beroep worden gedaan op de onjuistheid ervan. Dat wil zeggen: dacht u dat u nog mocht contracteren met een bepaalde bestuurder omdat dat zo in het Handelsregister stond, dan kan de onderneming u niet meer tegenwerpen dat dat feitelijk gezien niet juist was. U mag vertrouwen op de juistheid van het handelsregister.
Aan de andere kant is het natuurlijk als ondernemer van groot belang om ervoor te zorgen dat de gegevens in het Handelsregister ‘up to date’ zijn. Zijn de gegevens van uw onderneming dat niet, dan moet u uiteindelijk zelf op de blaren zitten als daar problemen door ontstaan.
Hoe gebruikt u het Handelsregister van de KvK in uw voordeel?
Het Handelsregister van de Kamer van Koophandel is online te raadplegen. Inzage in een stuk kost een klein bedrag van enkele euro’s. Als ondernemer is het verstandig om dat geld ook regelmatig uit te geven, zeker omdat u (zie hiervoor) mag vertrouwen op de juistheid van de opgenomen gegevens.
U kunt het Handelsregister gebruiken om allerhande zaken te controleren van uw zakenrelaties. Denk daarbij aan:
- Welke rechtsvorm heeft de onderneming? Van belang wanneer u wilt weten of de ondernemer in privé aansprakelijk is voor zakelijke schulden of niet (uitzonderingen daargelaten).
- Wie zijn de bestuurders en gevolmachtigden van de onderneming? Wat staat er in de statuten? Van belang om te bekijken of degene die zegt bevoegd te zijn om met u een overeenkomst te sluiten, dat ook wel écht is.
- Tevens is het voor rechtspersonen (uitzonderingen daargelaten) verplicht om een jaarrekening te deponeren bij de Kamer van Koophandel. Die kunt u ook inzien, waardoor u weet wat de financiële cijfers in voorgaande jaren waren. Dat is van belang om te bekijken of de onderneming zijn betalingsverplichtingen wel zal kunnen nakomen.
Het opvragen van documenten in het Handelsregister is niet alles waarvoor u het kunt gebruiken. Het is namelijk ook mogelijk om zelf documenten te deponeren. Behalve de verplichte zaken (bijvoorbeeld een jaarrekening als u een bv of andere rechtspersoon bestuurt), is het ook mogelijk om bijvoorbeeld algemene voorwaarden te deponeren bij de Kamer van Koophandel. Zo kan altijd worden bewezen dat bepaalde voorwaarden golden op een bepaald moment.
Handelsregister Kamer van Koophandel – Conclusie
Het Handelsregister van de Kamer van Koophandel is een waardevolle bron van informatie voor de ondernemer. Zakelijke relaties (of toekomstige zakelijke relaties) kunt u ermee doorlichten, van bestuurders tot statuten. Ook vindt u bij de Kamer van Koophandel verplicht en vrijwillig gedeponeerde documenten, zoals jaarrekeningen en algemene voorwaarden. Uiteraard is het als ondernemer ook van belang om deze gegevens voor uw eigen onderneming up-to-date te houden.
Ontstaan er conflicten, dan is in beginsel het Handelsregister leidend. In beginsel: want uiteraard zijn er weer uitzonderingen op die regel. Om die reden is het verstandig om bij conflicten die in zekere zin te maken hebben met de gegevens uit de Kamer van Koophandel een jurist in te schakelen.
