Een onderneming in een bv onderbrengen heeft veel voordelen, van fiscale voordelen (indien er genoeg winst wordt gemaakt) tot beperkte aansprakelijkheid. Toch brengt de keuze voor de bv ook veel verplichtingen met zich mee. Dat geldt onder meer voor de jaarrekening.
In dit artikel bekijken we voor de bv wat de verplichtingen met betrekking tot de jaarrekening zijn. Wanneer moet de jaarrekening worden opgemaakt? Hoe zit het met het vaststellen van de jaarrekening? Wanneer moet de jaarrekening worden gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel?
Verplichtingen m.b.t. de jaarrekening bij de bv
De ondernemer die voor een bv kiest, krijgt een aantal verplichtingen qua administratie erbij, die voornamelijk over de jaarrekening gaan. Deze verplichtingen vallen uiteen in drie categorieën:
- Het opmaken van de jaarrekening.
- Het vaststellen van de jaarrekening.
- Het deponeren van de jaarrekening.
We zullen deze drie verplichtingen hierna nader bekijken.
Opmaken van de jaarrekening
Het bestuur moet de jaarrekening opmaken binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar. Normaal gesproken gaan die vijf maanden dus lopen per 1 januari en zal per 1 juni de jaarrekening moeten zijn opgemaakt.
Het is mogelijk dat het bestuur hiervoor uitstel krijg van de algemene vergadering van aandeelhouders. De termijn wordt dan met maximaal zes maanden verlengd en zal dan dus maximaal tot 1 december duren. Vanaf boekjaar 2016 is nog maar een verlenging van vijf maanden mogelijk en zal dit dus maximaal tot 1 november zijn.
De jaarrekening moet worden ondertekend door zowel de bestuurders van de vennootschap en, indien die er zijn, door de commissarissen. Daarna wordt de jaarrekening voor de aandeelhouders ter inzage gelegd op het kantoor van de vennootschap. Indien er een ondernemingsraad is, moet de jaarrekening ook aan de ondernemingsraad worden toegezonden.
Vaststellen van de jaarrekening
De jaarrekening wordt door de algemene vergadering van aandeelhouders vastgesteld. Van belang is dat het enkele vaststellen niet automatisch decharge van de bestuurders en/of commissarissen inhoudt.
Het vaststellen van de jaarrekening moet gebeuren binnen twee maanden na het opmaken ervan. Wordt de jaarrekening niet op tijd vastgesteld, dan moet deze openbaar worden gemaakt met de mededeling dat de jaarrekening niet is vastgesteld.
Uiteraard komt het bij kleinere bv’s vaak voor dat alle aandeelhouders tevens bestuurder zijn van de bv (of dat de bv maar één aandeelhouder en bestuurder heeft). In dat geval is het moment van ondertekening bij het opmaken van de jaarrekening in beginsel tevens het moment van vaststelling. Het gevolg is, dat de termijn van twee maanden in een dergelijk geval niet geldt. Uitzonderingen zijn mogelijk, bijvoorbeeld indien er andere vergadergerechtigden zijn en/of indien in de statuten is opgenomen dat deze manier van vaststellen niet mogelijk is.
Deponeren van de jaarrekening
Het deponeren (openbaarmaking) van de jaarrekening moet gebeuren binnen acht dagen na de vaststelling. De deponering gebeurt bij het Handelsregister van de Kamer van Koophandel.
Uiterlijk dertien maanden na afloop van het boekjaar waarover de jaarrekening gaat (meestal dus uiterlijk 31 januari), moet de jaarrekening zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel. Vanaf boekjaar 2016 geldt, dat de termijn is verkort naar twaalf maanden.
Het niet tijdig deponeren van de jaarrekening kan tot grote problemen leiden in het geval van een faillissement. Het wordt voor de curator namelijk erg gemakkelijk gemaakt om de bestuurders in privé aansprakelijk te stellen (zie ook het artikel over bestuurdersaansprakelijkheid). Daarnaast is er sprake van een economisch delict en kan een aanzienlijke boete worden opgelegd bij het niet of te laat deponeren van de jaarrekening.
Jaarrekening en de BV – Conclusie
Een bv heeft een aantal juridische voordelen ten opzichte van bijvoorbeeld een eenmanszaak of vof. Toch zijn er ook extra verplichtingen, waaronder de plicht om een jaarrekening op te stellen, vast te stellen en te deponeren. Het niet naleven van deze verplichtingen kan voor aanzienlijke juridische problemen zorgen.
Mochten er conflicten ontstaan rondom het opstellen, vaststellen (dan wel de decharge) of deponeren van de jaarrekening, dan kan het verstandig zijn om een jurist te raadplegen. Daarmee voorkomt u uiteindelijk onnodige aansprakelijkstellingen en eventuele boetes.
