officiële waarschuwing

Officiële waarschuwing

Kennis Artikelen Arbeidsrecht

Op de werkvloer worden regelmatig waarschuwingen gegeven, vaak omdat een werknemer iets heeft gedaan wat hij in de ogen van zijn werkgever niet had mogen doen. Vaak betreft dat een simpele waarschuwing (de opgeheven vinger), maar soms betreft het ook een officiële waarschuwing.

In dit artikel bekijken we wat een officiële waarschuwing is, welke plaats hij in het arbeidsrecht inneemt, hoe u moet reageren wanneer u een officiële waarschuwing krijgt en hoe het zit met eventueel ontslag na een officiële waarschuwing.

Officiële waarschuwing

Een officiële waarschuwing is geen wettelijk vastgelegde term. Daarom kunnen er verschillen optreden tussen verschillende organisaties voor wat betreft de uitleg ervan. Meestal zal de officiële waarschuwing echter een op papier gestelde waarschuwing betreffen die in het personeelsdossier wordt opgeborgen. Dit in tegenstelling tot de ‘onofficiële’ waarschuwing, die slechts mondeling wordt gegeven. Dat de officiële waarschuwing op papier wordt gezet is van belang, want daardoor kan hij worden gebruikt bij eventuele latere disciplinaire maatregelen, denk aan schorsing of ontslag.

Een officiële waarschuwing kunt u voor een veelvoud aan verschillende gedragingen krijgen. Uiteraard zal een en ander ook afhankelijk zijn van wat uw werkgever belangrijk vindt (en wat hij heeft vastgelegd). Een officiële waarschuwing voor te laat komen, zal bijvoorbeeld eerder terecht zijn indien u regelmatig te laat kwam, indien uw werkgever in het personeelsreglement regels over te laat komen op heeft genomen, et cetera.

Officiële waarschuwingen kunnen worden gegeven voor onder meer:

  • te laat komen;
  • ongeoorloofd verlof opnemen;
  • een onterechte ziekmelding;
  • grensoverschrijdend gedrag naar klanten of collega’s;
  • gebruik werkgeverseigendommen voor privédoeleinden;
  • opzettelijke overschrijding van intern bepaalde bevoegdheden.

Niet eens met officiële waarschuwing

Heeft u een officiële waarschuwing gekregen en bent u het er niet mee eens? Dan is het van groot belang om schriftelijk te reageren. In die reactie kunt u het volgende opnemen:

  • Dat u het niet eens bent met de officiële waarschuwing;
  • Waarom u het niet eens bent met de waarschuwing (uw argumenten);
  • Dat u uw werkgever vraagt om de waarschuwing in te trekken;
  • Dat u uw werkgever vraagt om uw reactie in uw personeelsdossier op te nemen.

Het is van belang dat u schriftelijk reageert, het liefst per aangetekende post of per e-mail. Zo kunt u altijd aantonen dat u het niet eens was met de officiële waarschuwing die is gegeven en voorkomt u een eenzijdig negatief personeelsdossier. Dat is weer van belang indien uw werkgever (bij bijvoorbeeld een tweede waarschuwing) u bijvoorbeeld wil ontslaan.

Wanneer u het wel eens bent met de officiële waarschuwing, zal het meestal toch verstandig zijn om een schriftelijke reactie te geven. Vaak is uw lezing van de feiten en omstandigheden anders. Met een schriftelijke reactie kunt u in elk geval uitleggen waarom u heeft gedaan wat u heeft gedaan.

Tevens kunt u aangeven dat u bepaalde maatregelen heeft getroffen om herhaling te voorkomen (‘Ik was inderdaad voor de derde keer deze week te laat, maar dat kwam door mijn kapotte auto. Deze is inmiddels de deur uit en ik heb een nieuwe gekocht. Ook vertrek ik in het vervolg een half uur eerder zodat ik wat speling heb als er iets mis gaat.’)

Welke argumenten kunt u aanvoeren als u het niet eens bent met de officiële waarschuwing?

In feite kunt u alle argumenten aanvoeren die u geschikt acht daarvoor. Een aantal voorbeelden:

  • De feiten kloppen niet.
    • U was bijvoorbeeld helemaal niet ongeoorloofd afwezig, maar u zat op een andere locatie, zoals eerder afgesproken.
  • Uw visie is niet gevraagd, de waarschuwing is zonder hoor en wederhoor gegeven.
    • De officiële waarschuwing is enkel gegeven op basis van informatie van collega’s.
  • Een officiële waarschuwing is een te zware sanctie.
    • U was inderdaad te laat, maar dat was onopzettelijk én was de eerste keer in vijf jaar.
  • Wat u heeft gedaan werd ook gedaan door collega’s die niet zijn bestraft.
    • Uw collega’s komen regelmatig veel te laat binnen en dat vindt uw werkgever prima.
  • Wat u heeft gedaan was al tijden bekend bij uw werkgever, maar die heeft dat altijd gedoogd.
    • U komt altijd tien minuten later omdat u uw zoontje naar school moet brengen en blijft ’s avonds ook altijd langer om de tijd in te halen. Uw werkgever heeft dat al jaren door de vingers gezien.
  • U had een goede reden om te doen waarvoor u een officiële waarschuwing krijgt.
    • U was te laat op uw werkplek omdat de receptioniste een hartaanval kreeg en u haar naar het ziekenhuis heeft gebracht.

Schorsing of ontslag na officiële waarschuwing

Na een officiële waarschuwing kunnen aanvullende disciplinaire maatregelen volgen, zoals een schorsing of (uiteindelijk) ontslag.

Meestal loopt de officiële waarschuwing niet samen met de schorsing, omdat een werkgever over het algemeen één van beiden kiest. Toch kan een officiële waarschuwing wel gepaard gaan met een schorsing of samen met een tweede waarschuwing tot een schorsing leiden. Van belang is dan, dat de werkgever de werknemer moet blijven doorbetalen. Het stopzetten van loon omdat de werknemer is geschorst is niet toegestaan, ook niet nu die schorsing na een officiële waarschuwing komt.

Ook zal één officiële waarschuwing meestal niet voldoende zijn om u te ontslaan. Wel kan de waarschuwing een opmaat zijn naar ontslag toe: dat is ook de reden dat u gemotiveerd en schriftelijk moet weerleggen wat uw werkgever stelt. Is het dossier van de werkgever ‘dik genoeg’, dan is het mogelijk dat ontslag volgt. Officiële waarschuwingen ‘optellen’ om uiteindelijk te komen tot een ontslag op staande voet, zal echter meestal niet goed voor de werkgever uitpakken.

Elk geval is echter anders en in elk geval is een andere handelswijze gepast. Wilt u precies weten hoe het in uw situatie zit, dan is het raadzaam om advies in te winnen bij een jurist.

Officiële waarschuwing – Conclusie

Met het geven van een officiële waarschuwing laat een werkgever zien dat hij vindt dat bepaald gedrag niet door de beugel kan. Tevens zorgt het geven van een officiële waarschuwing ervoor dat er een dossier wordt opgebouwd. Zodra daar genoeg in zit, kan de werkgever overgaan tot bijvoorbeeld het ontslaan van de werknemer.

Voor u als werknemer is het van belang dat u het niet zover laat komen. Geef uw werkgever geen reden om u een officiële waarschuwing te geven en protesteer schriftelijk tegen reeds gegeven onterechte officiële waarschuwingen. Zo voorkomt u de vorming van een eenzijdig negatief personeelsdossier en van een onterecht ontslag waar niets meer aan te doen is.

Elke situatie is anders, waardoor het goed mogelijk is dat de beste aanpak in uw geval een andere is. Twijfelt u, dan is het verstandig om advies van een jurist in te winnen. Over het algemeen geldt dat het raadzaam is om dat snel te doen, want een reactie op de officiële waarschuwing mag niet te lang op zich laten wachten.

Auteur

mr. B.G.N. (Bart) Gubbels - Advocaat
handels- en ondernemingsrecht, arbeidsrecht, contractenrecht


Juridische hulp nodig?

Onze advocaten laten u graag weten wat ze voor u kunnen betekenen: van adviseren tot procederen. Lees meer over onze zakelijke diensten, onze diensten voor particulieren of neem direct contact met ons op via onderstaande knop.

Neem contact op