Als ondernemer is het van belang dat u een goede administratie voert. Het gaat om onder meer het grootboek, de debiteuren- en crediteurenadministratie, de voorraadadministratie, et cetera. Tevens moet u deze administratie gedurende een tijd bewaren.
In dit artikel bekijken we voor ondernemers de bewaarplicht van de administratie. Aan de orde komt zowel de vennootschapsrechtelijke bewaarplicht als de fiscale bewaarplicht.
Bewaarplicht administratie
De vennootschapsrechtelijke bewaarplicht geldt in beginsel enkel voor rechtspersonen. Echter, deze bewaarplicht is in de wet uitgebreid naar elke persoon die een bedrijf of zelfstandig beroep uitoefent.
De bewaarplicht van de administratie houdt in dat het bestuur van een rechtspersoon niet alleen de administratie goed moet bijhouden, maar deze ook moet bewaren. Dat moet zodanig gebeuren dat op elk moment de rechten en verplichtingen van de rechtspersoon te bekijken zijn. De administratie moet gedurende zeven jaren bewaard worden.
Het niet correct bijhouden van de administratie of het niet lang genoeg bewaren ervan kan voor vervelende consequenties voor het bestuur van de vennootschap zorgen. Er moet hier voornamelijk worden gedacht aan een omgekeerde bewijslast voor bestuurdersaansprakelijkheid in geval van faillissement.
Bewaarplicht na ontbinding vennootschap
Na de ontbinding van de vennootschap (om welke reden dan ook), moet de administratie ook bewaard blijven. Ook hier geldt de termijn van zeven jaar.
Degene die de administratie moet bewaren is de persoon die dat volgens de statuten verplicht is of die door de algemene vergadering is aangewezen daarvoor. Bij een stichting is het degene die door het bestuur is aangewezen. De bewaarder moet binnen acht dagen zijn naam en adres opgeven aan de registers waar de rechtspersoon was in geschreven (hierbij moet worden gedacht aan het Handelsregister van de Kamer van Koophandel).
Is er geen bewaarder of is de laatste vereffenaar van de vennootschap niet bereid om de administratie te bewaren, dan kan een belanghebbende bij de rechter verzoeken om aanwijzing van een bewaarder. Als het mogelijk is, zal de rechter dan een keuze maken uit de personen die eerder bij de vennootschap betrokken waren: een oud-bestuurder lijkt dan een logische keuze.
Fiscale bewaarplicht administratie
Ook voor de Belastingdienst dient u als ondernemer uw administratie te bewaren. Waar de vennootschapsrechtelijke bewaarplicht enkel geldt voor rechtspersonen, geldt de fiscale bewaarplicht voor elke ondernemer.
Als hoofdregel geldt hierbij, dat alle gegevens 7 jaar bewaard moeten worden. In sommige gevallen gelden uitzonderingen en kan de bewaarplicht langer of korter zijn. Het is verstandig om de fiscale bewaarplicht met uw accountant of boekhouder te bespreken.
Bewaarplicht administratie voor ondernemers – Conclusie
Als ondernemer is het van groot belang dat u een goede administratie voert, zowel om zelf niet de controle over uw bedrijfsvoering te verliezen als om allerhande ongewenste gevolgen te voorkomen. Dat wil zeggen: u moet uw administratie goed bijhouden en minimaal zeven jaar bewaren, zelfs als de vennootschap is ontbonden. Doet u dat niet (goed), dan behoort privéaansprakelijkheid voor de bestuurders tot een van de mogelijke gevolgen.
Mocht u in een conflict geraken doordat er sprake is van een niet goed bijgehouden administratie of door een administratie waarbij de bewaarplicht niet in acht is genomen, dan is het verstandig om een jurist te raadplegen.
