Elke onderneming heeft gevoelige informatie die niet naar buiten mag worden gebracht: bedrijfsgeheimen. Met die geheimen kunnen concurrenten hun voordeel doen, dus ondernemers zijn vaak als de dood dat bedrijfsgeheimen naar buiten worden gebracht.
Dit artikel gaat over het beschermen van bedrijfsgeheimen. We bekijken wat bedrijfsgeheimen precies zijn, hoe bedrijfsgeheimen beschermd kunnen worden en wat de mogelijkheden zijn als er toch bedrijfsgeheimen zijn gelekt.
Wat zijn bedrijfsgeheimen?
De Nederlandse wet geeft geen opsomming van bedrijfsgeheimen. In een (ontwerp) EU-richtlijn komen bedrijfsgeheimen wel aan de orde en worden ze, kort gezegd, omschreven als informatie die:
- niet algemeen bekend of gemakkelijk toegankelijk is in de branche;
- commerciële waarde heeft omdat de informatie geheim zijn;
- er redelijke maatregelen zijn getroffen om die geheimhouding te behouden.
Een aantal voorbeelden van informatie die in een bedrijven als ‘bedrijfsgeheim’ wordt aangemerkt:
- Productieprocedés;
- Algoritmes;
- Marketingconcepten;
- Bepaalde door de tijd heen verworven kennis.
Naast bedrijfsgeheimen, zijn er nog een aantal andere soorten informatie, die wellicht minder gevoelig zijn, maar waarvoor hetgeen in dit artikel is geschreven ook geldt. Denk daarbij aan:
- (jaar)cijfers m.b.t. omzetten, marges et cetera;
- (financiële) administratie;
- klantenlijsten;
- overeenkomsten/afspraken/correspondentie met klanten;
- notulen van vergaderingen.
Voorkomen van lekken van bedrijfsgeheimen
Het voorkomen van het lekken van bedrijfsgeheimen kan op veel verschillende manieren. Wat de beste manier is, is afhankelijk van het soort geheim dat u probeert te beschermen. Vaak is een combinatie van onderstaande punten een verstandig idee. Een aantal mogelijkheden:
- Werken op ‘need-to-know’-basis. Het werken op ‘need-to-know’-basis is verstandig als het gaat om bedrijfsgeheimen. De schoonmaakster hoeft geen toegang te hebben tot het geheime algoritme achter de onderneming, dus het is verstandig om haar er ook geen toegang toe te geven. Zo kan het ook niet uitlekken. Geef iedereen slechts toegang tot de bedrijfsgeheimen waar ze strikt gezien toegang toe moeten hebben, niet tot meer.
- Intellectueel eigendomsrechten. Sommige bedrijfsgeheimen zijn te beschermen met een intellectueel eigendomsrecht. Zodra u dat doet, moet u het bedrijfsgeheim openbaar maken (en dus is het dan geen bedrijfsgeheim meer), maar u krijgt daar dan wel een bepaalde termijn aan bescherming voor terug. Niemand kan gedurende die tijd uw voormalig bedrijfsgeheim gebruiken.
- Contractuele afspraken. Een overeenkomst is vaak beter als iets écht geheim moet blijven of als een intellectueel eigendomsrecht te duur is. Die contractuele afspraken kunnen op meerdere manieren worden gemaakt:
- Non-disclosure agreement. Een NDA is een overeenkomst of verklaring die met derden kan worden gesloten om ervoor te zorgen dat zij bedrijfsgeheimen waarvan ze kennis nemen, niet naar buiten mogen brengen. Doen ze dat toch, dan zijn ze schadevergoedingsplichtig of dan moeten ze een boete betalen.
- Concurrentiebeding. Wordt veelal gebruikt bij werknemers, maar staat ook open om te gebruiken bij derden. Kunnen ze niet direct met de onderneming concurreren, dan kunnen ze eventuele bedrijfsgeheimen niet naar buiten brengen. Eventueel te gebruiken in combinatie met een relatiebeding en/of een geheimhoudingsbeding.
In veel gevallen is het maken van contractuele afspraken die specifiek zijn toegespitst op uw onderneming verstandig. Om alles goed op papier te krijgen zodat het achteraf ook stand houdt, is het verstandig om een jurist in te schakelen hiervoor.
Wat als er toch bedrijfsgeheimen zijn gelekt?
Indien toch bedrijfsgeheimen zijn gelekt, is het natuurlijk van belang om direct actie te ondernemen om eventuele verdere schade te voorkomen. De actie die moet worden genomen is natuurlijk afhankelijk van het soort bedrijfsgeheimen dat is gelekt.
Daarnaast is het natuurlijk verstandig om actie te ondernemen tegen degene die de bedrijfsgeheimen heeft gelekt. Is het een werknemer, dan kan ontslag (op staande voet) gerechtvaardigd zijn. Is het een derde, dan zou bijvoorbeeld een vordering tot het betalen van schadevergoeding kunnen worden ingediend. In sommige gevallen is het doen van strafrechtelijke aangifte mogelijk.
Ook kunnen op dit moment (contractuele) boetes worden geïnd. Let daarbij wel op: in bepaalde gevallen zorgt het innen van een boete ervoor dat het niet meer mogelijk is om schadevergoeding te innen. Dat is vooral problematisch wanneer de schade veel hoger is dan de te innen boete.
In elk geval is het verstandig om eerst met een ter zake deskundige jurist contact op te nemen om te bekijken wat de mogelijkheden zijn. Een onjuist of ten onrechte gegeven ontslag zal bijvoorbeeld waarschijnlijk geen stand houden en zorgt
Bedrijfsgeheimen – Conclusie
Bedrijfsgeheimen zijn van groot belang voor veel bedrijven. Daarom is het verstandig om aandacht te besteden aan de bescherming ervan. Vaak gebeurt die bescherming via het sluiten van overeenkomsten, bijvoorbeeld geheimhoudingsovereenkomsten of ‘non-disclosure agreements’. Het is aan te raden om dat soort verklaringen toe te spitsen op uw onderneming en om ze te laten opstellen door een jurist.
Ontstaan er toch problemen en lekken er toch bedrijfsgeheimen uit? Zorg er dan voor dat er direct actie wordt ondernomen om verdere schade te voorkomen. Degene die de bedrijfsgeheimen heeft gelekt, kan tevens aangepakt worden, bijvoorbeeld met het vorderen van schadevergoeding of een boete. Ook daarbij is het raadzaam om een jurist in te schakelen.
