Er is op internet nogal wat onduidelijkheid over de juridische kanten van het gebruik van e-mail. Het gaat dan voornamelijk over de vraag ‘Is e-mail rechtsgeldig?’
In dit artikel zullen we die vraag beantwoorden. We bekijken of e-mail kan worden gebruikt om rechtsgeldig overeenkomsten te sluiten, of e-mail rechtsgeldig kan worden gebruikt wanneer de wet ‘schriftelijkheid’ als vereiste stelt en wat de bewijskracht (en de problemen daarmee) van e-mails is.
Is e-mail rechtsgeldig?
De meeste personen die deze vraag stellen, vragen zich af of e-mail rechtsgeldig is om een overeenkomst mee te sluiten. Het antwoord is dan ‘ja’: dat kan.
E-mail is rechtsgeldig om een overeenkomst mee te sluiten, omdat de wet zegt dat het sluiten van overeenkomsten vormvrij kan gebeuren. Dat wil zeggen: het is niet aan een bepaalde vorm gebonden en kan op elke manier gebeuren, dus ook per e-mail. Uiteraard moet er in dat geval wel een aanbod zijn gedaan, dat aanvaard moet worden, net als bij elke andere overeenkomst.
Heeft de wet in een bepaald geval geen aparte eisen gesteld aan de totstandkoming van bepaalde rechtsgevolgen, dan wil dat vrijwel altijd zeggen dat die rechtsgevolgen ook per e-mail kunnen worden bereikt. E-mail is dan dus net zo rechtsgeldig als een papieren document.
Is een e-mail rechtsgeldig als de wet ‘schriftelijk’ zegt?
Er zijn een aantal overeenkomsten waarvan de wet stelt dat ze schriftelijk moeten gebeuren. Dat geldt ook voor een aantal verklaringen die u wellicht wilt doen. Een aantal voorbeelden daarvan zijn:
- De ingebrekestelling die soms verzonden moet worden bij wanprestatie;
- De mededeling dat tot ontbinding van een overeenkomst wordt overgegaan;
- De stuiting van een verjaring;
- Het aangaan van speciale overeenkomsten, zoals de overeenkomst tot koop van een woonhuis.
Is het verzenden van een e-mail rechtsgeldig in bovenstaande gevallen? Kan een ingebrekestelling rechtsgeldig per e-mail worden gedaan? Kan een ontbinding rechtsgeldig per e-mail plaatsvinden? Is het mogelijk om een verjaring te stuiten per e-mail?
Er zijn bijvoorbeeld bij de stuiting van de verjaring of de ingebrekestelling géén wetsartikelen die zeggen dat ook stuiting of ingebrekestelling per e-mail rechtsgeldig is. Om die reden is het van belang om dergelijke zaken ook écht schriftelijk te doen en ervan uit te gaan dat e-mail niet rechtsgeldig is in zo’n geval. Zo weet u zeker dat u in elk geval goed zit.
Toch is het te kort door de bocht om in zijn algemeen te stellen dat e-mail niet rechtsgeldig is wanneer de wet ‘schriftelijkheid’ eist. Er moet worden gekeken naar de gedachte achter de schriftelijkheidseis die de wet stelt. Zo zal bijvoorbeeld bij de ingebrekestelling een e-mail ook al snel voldoende zijn (en de (lagere) rechtspraak bevestigt dat ook), aangezien volgens de memorie van toelichting ook telex en telegrammen waren toegestaan (en nu, in de tijd van e-mail, dus ook e-mail rechtsgeldig zou zijn).
Overigens is het ook mogelijk om in een overeenkomst te bepalen dat bijvoorbeeld ingebrekestellingen of ontbindingen per e-mail rechtsgeldig gedaan mogen worden. Zo worden de wettelijke regels opzij gezet. Dat kan, aangezien er sprake is van regelend recht.
Bewijskracht e-mails laat soms te wensen over
E-mail is dan wel rechtsgeldig, dat wil nog niet zeggen dat het net zo geschikt is als bijvoorbeeld een schriftelijke overeenkomst. Problemen liggen namelijk op de loer wanneer e-mail gebruikt wordt:
- Kunt u bewijzen dat een wederpartij een e-mail heeft ontvangen als hij dat ontkent? Zelfs ontvangstbevestigingen kunnen worden nagemaakt, dus ook die leveren geen echte zekerheid op. Uiteraard speelt dit probleem enkel wanneer de wederpartij de ontvangst van de e-mail betwist. Bij twijfel is een aangetekende brief vaak beter (eventueel in combinatie met e-mail).
- Daarnaast heeft de inhoud van een e-mail niet net zoveel bewijskracht als de inhoud van een ondertekend stuk papier. Een ondertekend stuk papier is een ‘akte’, waarbij in beginsel enkel de handtekening betwist kan worden, terwijl bij een e-mail ook de echtheid van de inhoud in twijfel kan worden getrokken. Zie voor meer informatie de door ons opgestelde Handleiding: Bewijs in civiele rechtszaken.
Een e-mail is dus rechtsgeldig en is net zo ‘hard’ als een papieren document, zolang er niet wordt ontkend dat hij is ontvangen of dat de inhoud echt is. E-mail is net zo rechtsgeldig als andere documenten, maar toch blijven papieren stukken een meerwaarde hebben.
Dat deze problemen gedeeltelijk kunnen worden ondervangen door een elektronische handtekening (een unieke code om documenten te ondertekenen en onwijzigbaar te maken) maakt daarbij weinig uit: vrijwel niemand heeft een elektronische handtekening die in de e-mail kan worden gebruikt.
Is e-mail rechtsgeldig? – Conclusie
De rechtsgeldigheid van e-mail staat nogal eens ter discussie. Op de vraag ‘Is e-mail rechtsgeldig?’ kan echter worden gezegd: ‘Ja, over het algemeen wel’. Via e-mail kunnen overeenkomsten worden gesloten en zelfs in veel gevallen waarin de wet ‘schriftelijkheid’ eist, kan een e-mail rechtsgeldig zijn, als is het dan wel vaak verstandig om het er niet op te gokken.
Daarnaast kampt u met e-mails vaak met een bewijsprobleem: hoe bewijst u dat een e-mail is ontvangen of zelfs maar is verzonden? Hoe bewijst u dat u niet heeft geknoeid aan een ontvangen e-mail? Allerhande problemen die de kop opduiken bij het werken met e-mails. E-mail is rechtsgeldig, maar heeft wel een aantal beperkingen.
Heeft u vragen over de rechtsgeldigheid van e-mails of bent u in een conflict terecht gekomen? Neem dan contact op met een jurist: hij of zij kan u precies uitleggen welke regels er in uw geval gelden, of een e-mail rechtsgeldig is en wat de beste strategie is in uw zaak.
